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Strumentazioni per il Lavoro Ibrido

Strumentazioni per il Lavoro Ibrido

Pagina in costante aggiornamento – ultima data di modifica: 15/02/2021

L’Università di Cagliari, nel proseguire il processo di Transizione Digitale, ha definito un piano per adeguare le postazioni di lavoro del personale contrattualizzato (aree Tecnico-amministrativa e Bibliotecaria, denominate “TAB”).

L’impostazione generale prevede il graduale passaggio dall’uso del pc fisso al solo pc portatile, da utilizzarsi in presenza in ufficio o in lavoro al di fuori dall’Ateneo. In ufficio, il pc portatile sarà collegato alle altre periferiche (monitor, tastiera, mouse, etc…), tramite una “docking station” che facilita la gestione rapida di queste connessioni.

I dati in uso ad un singolo così come le aree di rete condivise saranno, a tendere, spostati dai dischi fissi dei pc e dai server d’Ateneo verso spazi dati in disponibili in “cloud”. Questa impostazione consentirà di gestire i pc quali strumenti su cui risiedono solo i programmi senza dati, con evidenti vantaggi in termini di sicurezza, affidabilità, flessibilità.

Dettagli tecnici

Pc portatili - tipologie:

  • ordinariamente, sistema operativo Windows, con il quale sono possibili tutte le attività. Eventuali eccezioni per pc Apple devono essere adeguatamente motivate e saranno oggetto di verifica.
  • ordinariamente, il PC portatile è dotato di schermo da 13 o 14 o 15 pollici, con caratteristiche elaborative idonee
  • eventuali eccezioni sono da motivare. Possono esservi due potenziamenti, presenti singolarmente o entrambi:
    1. caratteristiche elaborative più elevate
    2. dimensione schermo da 17 pollici

Componenti della postazione di lavoro per operare fuori dall’Ateneo. Oltre al pc portatile sono previsti:

  • monitor esterno
  • mouse
  • eventuali eccezioni, adeguatamente motivate, possono riguardare l’assegnazione di tastiera e/o webcam e/o cuffia

Componenti disponibili presso gli uffici

  • gradualmente, per tutte le postazioni sarà presente una “docking station” a cui collegare il pc portatile e le periferiche (monitor, tastiera, mouse, etc…). Nella fase di transizione fino alla sostituzione, restano assegnati sia il pc fisso sia il pc portatile. A regime, i pc fissi recuperati e ancora funzionali saranno utilizzati per le aule informatiche dell’Ateneo
  • sempre gradualmente, le postazioni per il lavoro in presenza saranno dotate di doppio monitor, anche per agevolare la gestione visiva di documenti riducendo, tra l’altro, l’eventuale necessità di stampe cartacee
  • per la corretta sostituzione del pc fisso con il portatile, è previsto lo spostamento dei dati sulle cartelle in cloud “OneDrive”
  • da notare che, anche lavorando al di fuori dall’Ateneo, con il monitor aggiuntivo si potrà ottenere una postazione con doppio monitor, analoga a quella in presenza in ufficio.

Remotizzazione telefono fisso:

  • il sistema sostanzialmente consente di svolgere, su finestre del pc, le attività ordinariamente realizzate con il telefono fisso. È pertanto possibile gestire telefonate sia in arrivo (da altri interni d’Ateneo o dall’esterno) sia in uscita (chiamare un interno o altri telefoni di rete fissa, cellulari, numeri internazionali, in base al profilo del singolo già oggi definito). Il microfono e l’audio sono quelli in uso del pc (come per Teams). Non vi è nessuna differenza in termini di percezione per chi chiama o riceve.

Smartphone:

  • E’ prevista la graduale assegnazione a tutto il personale “TAB” in funzione delle seguenti esigenze e motivazioni:
    1. messa a disposizione di connettività con 20 Gb al mese
    2. sicurezza ICT:
      • a tendere, utilizzo dell’autenticazione con impronta, al pari di quanto avviene ad esempio dalle banche
      • ricezione SMS per firma digitale
    3. nel futuro, uso di “APP” dedicate (da acquisire/realizzare). Esempi:
      • segnalazione di situazioni varie (es. guasti) con foto e video
      • riconoscimento di luoghi, attrezzature, beni inventariati con QR-Code per associazione dell’informazione che diversamente andrebbe imputata (facilità e rapidità imputazione; riduzione errori)
    4. possibilità di interazione a distanza potendo condividere le immagini degli spazi
    5. possibilità di scansione di documenti cartacei. Es:
      • pezze giustificative per futuro modulo missioni
      • scontrini per rimborsi
      • documenti vari
    6. resilienza ai guasti quando in attività al di fuori dell’Ateneo:
      • canale telefonico alternativo alla remotizzazione del telefono fisso
      • attività minima in caso di guasto del portatile quando fuori dall’Ateneo (lettura e scrittura e-mail, remotizzazione telefono fisso, telefonate classiche con cellulare, lettura documenti, firma documenti, accesso ai siti, etc…).
    7. resilienza ai guasti quando in attività in presenza:
      • mancanza rete presso l’ufficio
      • disponibilità di una linea telefonica in caso di guasti alla rete e/o per eventuali emergenze
  • L’assegnazione è comunque prevista considerando lo strumento da utilizzarsi almeno per i soli casi riportati al punto 6 e 7 (garanzia sia per il lavoratore sia per il datore di lavoro).

 

Modalità per la disconnessione

Durante il Lavoro Agile, la disconnessione avviene, sia in occasione di brevi/lunghi stacchi o dal termine dell’attività in poi, ponendo il pc portatile in modalità non attiva (semplicemente chiudendo lo schermo sulla tastiera; oppure spegnendo la macchina). Il sistema risulta indisponibile e, pertanto, il sistema Teams e la remotizzazione del telefono fisso risultano indisponibili (o con squilli a vuoto). Al rientro in servizio, è possibile conoscere le chiamate perse (Team e telefono remotizzato). Per il telefono remotizzato, la situazione è del tutto analoga a quanto avverrebbe con il tradizionale telefono fisso d’ufficio.

Formazione

Sono previsti incontri formativi per l’uso delle strumentazioni sopra riportate. I dettagli sono disponibili alla pagina del Settore Formazione della Direzione Personale, Organizzazione, Performance https://www.unica.it/unica/it/ateneo_s01_ss02_sss05_09.page.

Si segnala, in particolare, il corso rivolto al personale “TAB” sull’uso di Teams e di OneDrive a partire dal 16 febbraio.

Piano di consegna e attivazione delle strumentazioni

Monitor esterni per Lavoro Agile. Alla data del 15/02/2021 sono già disponibili per tutte le persone. In fase di invio le comunicazioni per il ritiro presso le varie sedi.

Distribuzione dei pc portatili. Alla data del 15/02/202 circa 300 dipendenti hanno un portatile assegnato. Una seconda trance con circa altri 200 portatili è prevista indicativamente entro marzo/aprile 2021. Il completamento è previsto indicativamente entro maggio/giugno. Le modalità di assegnazione saranno comunicate alle singole Strutture che potranno gestire le priorità di attribuzione.

Remotizzazione telefoni fissi. Alla data del 15/02/2021 è in corso l’attivazione per circa la metà del personale “TAB” quale strumento, al momento aggiuntivo, rispetto al telefono fisso. Il completamento per tutti è previsto indicativamente entro maggio/giugno 2021. Le modalità di assegnazione saranno comunicate alle singole Strutture che potranno gestire le priorità di attribuzione.

Smartphone. Alla data del 15/02/2021 sono stati assegnati complessivamente circa 200 apparati. Il completamento per tutti è previsto indicativamente entro maggio/giugno 2021. Le modalità di assegnazione saranno comunicate alle singole Strutture che potranno gestire le priorità di attribuzione.

Postazioni di lavoro presso gli uffici con “docking station”. Alla data del 15/02/202 l’attività è in corso di avvio. Saranno forniti aggiornamenti nelle prossime settimane.

Nota: a breve sarà inviata una comunicazione ai Responsabili di Struttura (Dipartimenti, Facoltà, Centri, Direzioni) con l’indicazione delle modalità con cui segnalare le priorità di assegnazione. Sempre nei prossimi giorni, saranno fornite le informazioni per il ritiro del monitor per il Lavoro Agile da parte del personale

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